Trabajo en equipo y herramientas de gestión

¿Cuál es el principal problema que tienes con el manejo de tu equipo de trabajo en la oficina o tu salón de clases?  Regularmente muchos gerentes, al igual que muchos estudiantes durante sus estudios, se enfrentan a una complicada labor: la gestión de las cargas de trabajo y el seguimiento del equipo.

Existen diversas herramientas para estos fines, sin embargo, antes de que salgas corriendo a tomar el curso de moda para manejo de equipos de trabajo, es importante que analices el tipo de proyecto al que se enfrenta tu equipo. Me explico: ¿tu equipo trabaja por proyectos?, ¿los proyectos son multidimensionales y de larga duración?, ¿los proyectos son cortos y con un entregable puntual?, ¿el proyecto es para la creación de un producto? Ni todos los equipos ni todos los proyectos son iguales.

Por lo anterior, responder a estas preguntas es fundamental para poder seleccionar las herramientas o metodologías correctas. Si los proyectos son de larga duración y multidimensionales, requerirás metodologías o herramientas que permitan dar seguimiento a lo largo del tiempo a múltiples indicadores. La duración y fechas de término de cada dimensión podrían ser muy diversas; además, los especialistas involucrados en el proyecto pueden formar parte de este por secciones o a lo largo de toda la vida del proyecto.  

Para este tipo de situaciones, tales como algunos proyectos que se trabajan con entidades gubernamentales y organismos multilaterales, metodologías como Project Management (PM) pueden ser muy útiles.

En PM, un actor funge como gerente del proyecto, esta persona se hace cargo del seguimiento del cronograma de cada de las dimensiones y del alcance de los indicadores establecidos, pero a su vez, lleva el control presupuestal y realiza toda la documentación requerida como evidencias y reportes.

A diferencia de la metodología previa, los proyectos que conllevan duraciones cortas, pocos actores, equipos de trabajo reducidos y cuyos entregables son muy concretos y pocos, como es el caso del desarrollo de un software o productos, suelen ser idóneos para marcos de trabajo como Scrum. Este último, se ha puesto de modo en las últimas fechas, sin embargo, es importante puntualizar por ello sus fortalezas.

Scrum ofrece un marco de trabajo que permite comprender de mejor forma cómo se distribuyen los roles de trabajo en este tipo de proyectos. Además, ofrece una visión mucho más horizontal de las funciones, es decir, los roles pueden ser intercambiables, temporales y, a diferencia de PM, el líder temporal o Scrum Master no es el “jefe” del equipo, sino que se hace cargo de empoderar y hasta proteger al equipo para permitirles llevar a cabo las tareas encomendadas. Adicionalmente, también funciona como un puente que permite apoyar al equipo en la eliminación y gestión de impedimentos, así como en la comunicación con el cliente.

Scrum o cualquier marco de trabajo ágil suelen ser más fáciles de implementar no solo en tareas como las antes mencionadas, sino también en organizaciones ágiles donde los equipos ya se encuentran acostumbrados a trabajar por proyectos, en funciones temporales o en comités con proyectos puntuales.

La herramienta más conocida que nos ofrece Scrum, y que a mi juicio es una de las más útiles, es el famoso Kanban, un tablero de control muy sencillo que permite visualizar las cargas de trabajo y el avance del proyecto. Armarlo te será sumamente sencillo. Dibuja 3 columnas: pendientes, haciendo y hecho. Puedes trabajar en un formato digital en muchas plataformas ya existentes o hacerlo simplemente en un pizarrón, utilizar tarjetas adhesivas y plumones. 

Lo primero que debes hacer es anotar todas las actividades pendientes que se deben realizar para concluir el proyecto, después asignar a cada miembro del equipo las correspondientes y, a continuación, ir moviendo las tarjetas cada que se está realizando (haciendo) o se ha completado una actividad (hecho). Recomiendo hacer uso de tu tablero digital porque podrás poner fechas de entrega, avisos, adjuntar archivos, activar alertas, código de colores, entre otros.

Entonces, ¿qué metodologías o herramientas recomiendo más para gestionar a tu equipo? La realidad es que depende del tipo de proyecto que se realiza, pero también del tipo de organización que lo ejecuta. También considera el papel que tú como líder del proyecto tendrás. Los marcos ágiles suelen partir de la idea de que el equipo es mucho más horizontal y auto-gestionable. ¿Es tu caso? Siendo honesta, he visto el uso de tableros como Kanban inclusive con mis estudiantes de licenciatura para tareas escolares y suelen funcionar muy bien.

Finalmente, te sugiero que comprendas a detalle la naturaleza de tu proyecto y el tipo de organización. No gastes en algo innecesario, especialmente, no gastes solo por moda. Recuerda que las herramientas y metodologías más adecuadas para un negocio son aquellas que funcionan de manera más adecuada para el tipo de problemática que tienes, no las que estén de moda o las que tus amigos implementen en sus organizaciones. ¿Estás listo para empezar?

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